Administrar estoques: um desafio de grande importância
Há algumas décadas era comum a cena de um avaliador bancário visitar uma empresa antes da concessão de empréstimo, a fim de verificar se a empresa teria lastro para pagar. Um dos itens a observar era o estoque. Se, por exemplo, uma indústria tinha altos níveis de estoque de matérias-primas ou produtos acabados, significava que estava capitalizado e, portanto, teria condições de saldar o empréstimo solicitado.
Com o passar do tempo, alguns conceitos novos surgiram. O just-in-time foi um deles e passou a ser entendido que empatar muito capital em estoques, ao contrário, poderia colocar em risco a empresa com encalhes e perdas. Em setores como o alimentício, melhores práticas passaram a ser adotadas, incluindo controles de validade mais rigorosos e, com isso, a preocupação de que cada empresa coordenasse bem seu abastecimento com sua demanda. Afinal de contas, estoques ocupam espaço, são sujeitos a incidentes, requerem seguros, monitoramento e, em resumo, são todos custos e oneram a empresa.
A gestão de estoques, gestão de materiais, gestão logística e outras disciplinas correlatas foram sendo incorporadas aos cursos de Administração e, de acordo com ARISTIDES (2011),
[…] tentando lograr êxito nesta tarefa, vários autores desenvolveram métodos, modelos matemáticos e processos de Gestão de Estoque, ou seja, descreveram de forma clara e precisa, anos de estudos e desenvolvimento a fim de possibilitar aos profissionais da área e empresas um melhor aproveitamento de todo conhecimento reunido. (1)
Embora seja possível aprofundar-se quase ao infinito, nas possibilidades de modelos, cálculos de reposição, análise de demanda e sazonalidade de produtos, não é comum que pequenas empresas tenham condições de adotar procedimentos muito sofisticados. No mundo real o pequeno empresário acaba sendo aquele que “cobra o escanteio e corre para a área para tentar cabeçear ao gol“, como se diz popularmente. Por isso, alguns bons sites de orientação, como o do SEBRAE (2016) oferecem dicas mais acessíveis e realistas, como essas que reproduzimos abaixo:
- O correto controle das entradas e saídas de materiais deve se constituir em uma obrigatoriedade a ser cobrada rigidamente;
- Todas as entradas e saídas devem ser anotadas em fichas ou em um sistema informatizado;
- Qualquer saída de estoque (produção, transferência, troca etc.) deve ser acompanhada de requisição de saída;
- Não permitir que sejam retiradas mercadorias ou materiais sem a devida requisição e com a identificação de quem retirou;
- Implantar o “Inventário Rotativo”. Nesse sistema, diariamente são escolhidos alguns itens para serem contados. As diferenças encontradas deverão ser comunicadas e sua causa, investigada;
- Todo processo de movimentação de estoque deve ser estabelecido por meio das Normas de Entrada e Saída de Estoque. Com informações estatísticas sobre o que está saindo, o gestor pode calcular o giro das mercadorias/materiais, auxiliando na compra para melhor aproveitamento do capital de giro da empresa. Além disso, terá segurança de que estas mercadorias/materiais são utilizadas na empresa, e não desviadas. (2)
O controle de estoques propicia que a empresa mantenha-se saudável, compre o necessário, não perca oportunidades e pondere fatores como custo, tempo de reposição e comprometimento de recursos financeiros. Por isso é que os bons sistemas de gestão empresarial têm um controle de estoque digno, mesmo que seja só para materiais de consumo.
Finalmente, o sistema de controle de estoque é essencial para todas a empresas. Como comentamos anteriormente neste blog, “as finanças são a respiração e os estoques são a circulação sanguínea”(3). Se nenhum empresário quer ver sua empresa “sufocada” por falta de capital de giro, também não há de querer que sua empresa tenha uma hemorragia, uma trombose ou um acidente vascular, coisas que podem ocorrer se a empresa se perder no controle dos estoques.
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(1) ARISTIDES, José V. R. – A gestão de estoques como diferencial competitivo para pequenas empresas no comércio de Fortaleza. Disponível em: https://www.administradores.com.br/producao-academica/a-gestao-de-estoques-como-diferencial-competitivo-para-pequenas-empresas-no-comercio-de-fortaleza/4854/download/ . Consulta em 28/12/2016.
(2) SEBRAE Nacional – Como elaborar o controle de estoque de mercadorias. Disponível em: https://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/como-elaborar-o-controle-de-estoque-de-mercadorias,8e80438af1c92410VgnVCM100000b272010aRCRD. Consulta em 17/01/2017.
(3) XAVIER, M. – A importância de uma boa gestão financeira. Disponível em: http://blog.nuvemerp.com.br/2017/01/24/a-importancia-de-uma-boa-gestao-financeira/