Faça seu inventário com o NuvemERP
Já comentamos anteriormente sobre a importância da gestão de estoques em uma empresa e que, de acordo com o SEBRAE “o correto controle das entradas e saídas de materiais deve se constituir em uma obrigatoriedade a ser cobrada rigidamente”.
Mesmo assim acabam ocorrendo pequenos erros cumulativos nas separações de mercadorias e respectivos apontamentos. Em alguns períodos começam a aparecer saldos de estoque de itens que não tem mais na empresa e itens nas prateleiras, às vezes “micos” que dificilmente serão vendidos, quer porque são de coleção que já saiu de moda, ou porque novas normas técnicas extinguiram o seu uso, porque a demanda cessou. As causas dos erros de estoques são variadas foram apontadas por alguns estudos, como de FAVARETTO e DROHOMERETSKI (2011)¹, que sugerem algumas:
“• Erros de contagem ou de digitação;
• Deixar de registrar uma movimentação de entrada ou saída;
• Furto de material;
• Mais de um controle para o mesmo material;
• Perda ou extravio de material.”
Embora o inventário seja uma ferramenta mais útil para administração, dependendo das particularidades de uma empresa, pode ser necessário fazer o registro anual de inventário, para prestação de contas ao fisco. Segundo o SEBRAE “a escrituração do livro Registro de inventário é exigido pelas legislações do Imposto de Renda, do ICMS e do IPI“² e o Portal da Contabilidade afirma que:
“O livro Registro de Inventário é obrigatório para todas as empresas, e tem o objetivo de registrar todas as mercadorias em estoques quando do levantamento do balanço da empresa.
As pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real deverão escriturar o Livro Registro de Inventário ao final de cada período: trimestralmente ou anualmente quando houver opção pelos recolhimentos mensais durante o curso do ano-calendário, com base na estimativa (RIR/1999, art. 261). As demais empresas (optantes pelo Lucro Presumido ou Simples Nacional) escrituram o livro no final de cada ano calendário.” ³
Além das obrigações fiscais, é importante fazer inventários periódicos porque o dinheiro da empresa passa pelos estoques e erros são sempre sinônimos de prejuízos. Uma boa ferramenta de gestão deve ter uma rotina de inventário, como no caso do NuvemERP. A rotina de inventário proporciona uma conferência periódica, de um grupo, de um subgrupo ou de todos os ítens de estoque, de maneira que esses pequenos erros do dia-a-dia possam ser auditados e as providências possam ser tomadas antes que se tornem um problema maior.
Quanto mais curtos os intervalos de tempo entre uma contagem e outra, menos surpresas e imprevistos vão causar.
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¹ Análise de Problemas no Controle de Estoque Decorrentes de Erros nos Registros de Saída. Anais do SIMPOI-FGV 2011. Disponível em http://www.simpoi.fgvsp.br/arquivo/2011/artigos/E2011_T00030_PCN59353.pdf.
² Fonte: SEBRAE. Disponível em: http://vix.sebraees.com.br/es/manualempresario/pag_imp_man_emp.asp?cod_assunto=203&ds_assun#Leis_que_regem_o_registro_de_inventário. Consulta em 02/06/2017.
³ Fonte: Portal da Contabilidade. Disponível em: http://www.portaldecontabilidade.com.br/obrigacoes/livroregistroinventario.htm. Consulta em 10/04/2017.