Certificado digital: A1 ou A3?
Na hora de comprar ou renovar o certificado digital da empresa, o empreendedor se vê diante de um dilema, embora relativamente simples: qual certificado é melhor para seu negócio: A1 ou A3?
Primeiramente, para os que ainda estão ingressando no mundo empresarial, vamos às primeiras noções. Desde o advento da obrigatoriedade da NF-e da Sefaz (2010), as pessoas jurídicas são obrigadas a ter um certificado digital, para autenticar suas solicitações de emissão de NF-e. Os certificados digitais, são validadores de identidade obrigatórios para emissão de nota fiscal eletrônica da Sefaz (NF-e), notas ficais eletrônicas de serviços nas municipalidades (NFe de Serviços), emissão de cupons fiscais eletrônicos (ECF-e) e/ou notas fiscais eletrônicas de venda ao consumidor (NFC-e).
É mediante a leitura dos códigos dos certificados digitais que as fazendas municipais, estaduais ou federal garantem a autenticidade do emitente, ou seja: que é mesmo sua empresa que está gerando determinada demanda de nota fiscal. Semelhante ao que os sistemas bancários já exigem há anos, seja com cartões magnéticos, leitura de chips, senhas ou mesmo leitura ótica da impressão digital.
Hoje em dia há basicamente dois tipos de certificados: o A1, que é 100% software e o A3 que é físico-lógico. Este último demanda instalação mas também exige a conexão de um leitor de cartão em uma porta USB do computador. O A1 tem um ano de validade, enquanto o A3 é válido por 3 anos. Mas as diferenças vão além da validade.
Um certificado A3 precisa estar fisicamente com o operador e ser instalado no computador local. Portanto, a mobilidade operacional é relativamente reduzida, além do risco de dano físico, roubo, furto ou esquecimento do cartão inviabilizar as emissões, caso não se esteja presente na base de operação habitual. Quando um empreendedor possui uma estrutura fixa, incluindo um sistema administrativo (ERP) instalado localmente, isso não chega as ser um problema. Neste caso o certificado e o dispositivo físico podem permanecer no local de trabalho, mesmo que seja home-office.
Nosso parecer é que, sendo totalmente virtuais (somente software) os certificados A1 são os mais indicados para quem utiliza sistemas em nuvem. Uma vez que o A1 esteja instalado no sistema, a emissão da NF-e pode ser feita de qualquer dispositivo conectado ao sistema, sem precisar estar portando nenhum cartão nem instalar nada no computador local, uma vez que ele fica gravado e codificado no servidor do sistema.
Outra vantagem do certificado A1 é que a partir do aceite e da validação dos documentos exigidos, o empreendedor já pode baixar o instalador pela internet e não precisa esperar entrega de nenhum objeto físico. Por ser virtual, para salvaguarda do certificado A1, basta fazer uma cópia de segurança. Lembrando ainda que uma empresa pode possuir e ambos os certificados e utilizá-los conforme a necessidade ou conveniência.