Varejistas bem sucedidos compreendem a importância da gestão do negócio.
É muito comum que um empreendedor, ao abrir sua primeira loja, saia procurando “um programinha” focado na emissão de cupons fiscais ou NF-e. Essa fala é recorrente tem raízes profundas, de um lado na rejeição que as pessoas mais simples têm às coisas que veem como complicadas e, de outro, no desconhecimento das reais implicações de se manter um negócio próprio, em qualquer segmento de mercado.
Uma pequena loja de varejo, a rigor, é uma empresa que requer tanto zelo administrativo quanto uma grande loja de variedades. Diferem-se apenas na diversidade dos produtos e na escala de venda.
Isto remete a dois aspectos da gestão:
- Automação: É quando você coloca em um sistema computacional atividades recorrente do negócio como, por exemplo, anotar pedidos e processar o fechamento da conta do cliente. Geralmente visa agilizar, fazer com mais precisão e/ou com mais segurança, o que se poderia fazer manualmente.
- Informatização: É quando você passa a utilizar a informação sistematizada para tomar as decisões ou agilizar providências que, de modo analógico (manual, mental), demandariam mais tempo e com a possibilidade de tomar medidas erradas.
A maioria do que os empreendedores chamam de “programinhas”, geralmente visando algo de baixo custo de aquisição, não são muito mais que isso. Agem apenas no nível da automação, seja facilitando o processamento dos pedidos, seja simplificando o ritual da venda, seja agilizando o recebimento financeiro.
O que uma empresa necessita, considerando a necessidade de liquidez e rentabilidade dos negócios é a informatização. É a partir dela que se consegue equacionar o andamento da loja, considerando que a informatização age diretamente na administração como um todo, fornecendo os conteúdos necessários à inteligência do administrador.
A professora de Harvard, S. ZUBOFF¹, já em 1994, apontava para a tendência de mercado de que “[…] mesmo quando uma dada aplicação visa a automatizar, ela simultaneamente gera informações sobre os processos que estão por trás e através dos quais uma organização realiza seu trabalho“. Nas palavras do SEBRAE², “a informatização das empresas faz parte de um processo maior de automação dos serviços, onde dados são transformados em informações valiosas.”
Na hora de efetuar um bom planejamento financeiro, escolher entre comprar a mercadoria X ou Y, elaborar tabelas de preços, pensar em promoções ou liquidações, o empresário precisa de informações estruturadas, organizadas previamente, sem necessidade de garimpos complexos ou subterfúgio de planilhas de cálculo dispersas. Mas somente sistemas mais completos disponibilizam essas informações prático.
Ao escolher um software para a empresa verifique se, além das tarefas mais imediatas do front-end da empresa, se ele fornece as informações de retaguarda, administração das compras, cenários financeiros a médio prazo, planejamento das despesas recorrentes e classificação das contas a pagar e a receber por categoria.
É vital que o empreendedor tenha isso tudo em mãos pois, no dia a dia, o tempo é escasso e um pequeno vacilo ou decisão errada pode ser difícil de recuperar depois. E sua loja, já possui o sistema de que você precisa para administrar bem?
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REFERÊNCIAS:
(1) ZUBOFF, S. Automatizar/informatizar: as duas faces da tecnologia inteligente. (Trad. Ângelo Soares). RAE-Revista de Administração de Empresas, vol. 34, n. 6. São Paulo : FGV, 1994. Disponível em: http://www.fgv.br/rae/artigos/revista-rae-vol-34-num-6-ano-1994-nid-44839/.
(2) SEBRAE Nacional. Automação de serviços nos pequenos negócios. Brasília : Sebrae, 2019. disponível em: http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/artigoshome/automacao-de-servicos-nos-pequenos-negocios,d13837b644134410VgnVCM2000003c74010aRCRD