Sistemas administrativos: atualização é fundamental
Aplicativos para computadores e dispositivos móveis, sistemas operacionais, kernels de aparelhos eletrônicos, como smartv’s e aparelhos de som inteligentes, todos, cedo ou tarde, precisam de alguma atualização.
As razões para manter atualizados esses itens são diversas. Algumas vezes as atualizações corrigem falhas nos programas, diminuem vulnerabilidades a vírus e a ataques cibernéticos, melhoram a usabilidade e até aceleram processos. Por isso que celulares e tablets, por exemplo, costumam se conectar e fazer atualizações automáticas, tanto dos aplicativos como do próprio sistema operacional e é recomendável que se faça.
No caso de sistemas administrativos, todas essas questões acima já justificariam a necessidade de atualização. Aqui no Brasil soma-se a outra demanda: a frequência com que as regras fiscais são alteradas. Leis fiscais, normas, tributação, alíquotas, incidências, renúncias, partilhas e diferenças de ICMS entre os estados da União mudam a todo momento.
Essas mudanças afetam tanto cálculos e as apurações quanto obrigações, uma vez que podem surgir necessidades de novos arquivos a serem enviados aos órgãos fiscais. Ou, ainda, novos campos informativos precisam ser incluídos em arquivos já habituais. Falhar com algumas coisas pode acarretar multas, inoperância e atrair fiscalizações, coisas ruins para a empresa.
Manter uma equipe dentro da própria empresa contribuinte é fora de cogitação para uma pequena ou média empresa. Demanda um tributarista e um analista-programador no mínimo, profissionais de gabarito com remuneração elevada. Mesmo as empresas de maior porte já não veem isso como uma boa estratégia. É mais compensador que as atualizações sejam cuidadas pela empresa autora e fornecedora do software administrativo e fiscal. A softhouse geralmente tem boas equipes, metodologias e ferramentas adequadas para promover as atualizações tecnológicas e fiscais.
Bons contratos de manutenção preveem esse tipo de cobertura, deixando para a softhouse a incumbência das atualizações, como contrapartida às mensalidades pagas pelos clientes.
Zelar pelas relações entre softhouse e cliente é importante e cria vínculos de longo prazo. Ambas são parceiras e um conjunto de clientes viabiliza, com custos rateados, os altos investimentos em estudos, análises, novos desenvolvimentos. Por fim, as atualizações necessárias ao software em uso pelas empresas são melhor executadas por quem é dedicado a isso.